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Delibera di GC 142 del 8/10/2015 e allegati principali

 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO

L’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico, prevede che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che si allega qui in calce.

Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l’introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione, nonché la definizione delle linee strategiche legate alla gestione del sistema archivistico e alla gestione dei flussi. Il protocollo in sé non può essere concepito solo come un dispensatore asettico di numeri sequenziali, né il protocollo informatico può essere progettato come semplice trasposizione su un supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema informativo documentale moderno, il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi.

Per raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che il Comune produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni.

Proprio a questo fine è orientato il complesso di norme recentemente approvate in materia di gestione documentale e riunificate nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000,) la cui parte relativa al protocollo informatico ha come strategia di base la trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato. Questo Manuale è pertanto strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi, che i dipendenti comunali sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili. Il Manuale, infatti, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando, per ogni azione o processo, i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme dal protocollo all’archivio storico.

Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla dirigenza e da quanto previsto dal manuale qui di seguito allegato.

Si precisa che il documento citato è composto da diversi allegati, tuttavia qui di seguito sono riportati solo i documenti principali e di interesse rilevante per i cittadini; se si è interssati  a visualizzare anche quelli tecnici e operativi, vi invitiamo a fare riferimento alla delibera di G.C. n.142/2015, nell'archivio delll'Albo Pretorio, nella colonna di sinistra di questo sito.


ALLEGATI